Sucesiones ante notario

La competencia para liquidación de la herencia y de la sociedad conyugal vinculada a ella, fue atribuida a los notarios por el Decreto-Ley 902 de 10 de mayo de 1988, en el entendido de que la herencia constituye una comunidad de bienes que puede ser liquidada por quienes la integran, a condición de que estén de acuerdo no sólo respecto de los bienes que conforman la masa, sino respecto de la forma como esos bienes han de distribuirse entre ellos.

Las personas que tienen interés en la liquidación de la herencia y la sociedad conyugal relacionada con ella son: los herederos y legatarios, el cónyuge sobreviviente y los acreedores del causante, o los cesionarios de cualquiera de los anteriores.

La cesión de derechos herenciales supone una escritura pública, la renuncia la sola manifestación escrita del heredero, legatario o acreedor que renuncia a su derecho.

La solicitud debe presentarse por los peticionarios o su apoderado, según la cuantía, ante el notario del Círculo que corresponda al último domicilio del causante y si tenía varios, ante el notario del Círculo del asiento principal de sus negocios.

El trámite notarial de la liquidación de una herencia y de la sociedad conyugal relacionada con ella debe ser adelantado a través de abogado cuando la cuantía de los bienes relictos excedan el equivalente a cuarenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (40 SMLMV).

Requisitos:

1. La existencia de un causante, es decir la muerte de una persona;
2. Que todos los herederos y el cónyuge supérstite estén de acuerdo sobre la masa hereditaria y la forma como va a distribuirse;
3. Que la liquidación de la herencia y de la sociedad conyugal, se haga ante el notario del último domicilio del causante;
4. Que al menos uno de los interesados sea mayor de edad;
5. Que los interesados incapaces estén representados legalmente por quien corresponda;
6. Que en la partición se dé prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de bienes inmuebles.

El Poder.- Que como se dijo debe ser otorgado a un abogado, debe ser presentado por su signatario ante juez o notario y en él debe constar cual fue el último domicilio del causante, afirmación que permite establecer la competencia territorial del notario, manifestación que se entiende hecha bajo juramento. Si esta manifestación se omite en el poder puede hacerse en documento separado debidamente firmado por los herederos.

Debería constar también en el poder la manifestación de los herederos poderdantes que no se conocen otros interesados con igual o mejor derecho para concurrir a la liquidación, manifestación que también se entiende hecha bajo juramento. La norma permite que ésta última manifestación la haga, en la solicitud de liquidación, el apoderado.

La Solicitud.- La solicitud de liquidación de la herencia y de la sociedad conyugal debe contener:

1. El nombre del causante y su documento de identidad. Aun cuando la norma no exige el número de tal documento, sin él la DIAN no tramitará su notificación;
2. La fecha del fallecimiento y el lugar de la ocurrencia de la muerte del causante;
3. La indicación del último domicilio del causante o del asiento principal de sus negocios y su estado civil. Si de los documentos aportados con la solicitud se infiere que el causante había contraído matrimonio, el notario exigirá que la solicitud sea presentada conjuntamente por el cónyuge con los herederos, a menos que se pruebe su muerte o la disolución de la sociedad conyugal;
4. El nombre y vecindad del cónyuge sobreviviente o compañero permanente reconocido en los términos de las Leyes 54 de 1990 y 979 de 2005, y el de los herederos y legatarios, o de sus cesionarios, si fuere el caso, y el de los demás interesados, si los hubiere, indicando el interés que asiste a cada uno;
5. La indicación de que se trata de una sucesión testada o intestada, según el caso;
6. En caso de que alguno de los hijos o de los hermanos del causante, si estos últimos fueren los llamados a sucederle, sea premuerto y hubiera dejado descendencia, el nombre de los mismos;
7. La manifestación de que la herencia se acepta con o sin beneficio de inventario, aun cuando la ley presume que si se guarda silencio se acepta de modo puro y simple.

Aquí debe advertirse que el notario, salvo lo dispuesto para el cónyuge, no está obligado a exigir que se pruebe la inexistencia de un heredero que impidiese a algún interesado intervenir en la sucesión y que la ocultación de herederos, del cónyuge supérstite, de legatarios, de cesionarios de derechos herenciales, del albacea, de acreedores, de bienes o de testamento y la declaración de pasivos no existentes hará que los responsables queden solidariamente obligados a indemnizar a quienes resulten perjudicados por ella, sin perjuicio de las sanciones que otras leyes establezcan.

Con la solicitud deben acompañarse ciertos documentos, sin los cuales no es posible aceptarla, tales son:

1. El registro civil de defunción del causante;
2. Si la sucesión fuere testada copia del testamento y, si éste fuere cerrado, de la escritura de apertura y publicación del mismo;
3. Los registros civiles necesarios para probar el parentesco de los solicitantes con el causante;
4. El registro civil de matrimonio o la escritura o la sentencia que reconoció la existencia de la sociedad patrimonial de hecho, si fuere el caso;
5. La prueba del crédito invocado en el caso de los acreedores;
6. El inventario y avalúo de los bienes del causante y de la sociedad conyugal y la relación del pasivo de la herencia y de la sociedad conyugal;
7. El trabajo de partición y adjudicación de bienes.

Inventario y avalúo de bienes. El trabajo de inventario y avalúo es un documento en el cual se relacionan todos y cada uno de los bienes que formaban parte del patrimonio del causante y de la sociedad conyugal, en su caso, diferenciando los que son propios del causante de los que pertenecen a la sociedad conyugal y los pasivos que afectan a unos y otros.

Como se sabe, el patrimonio es una universalidad de elementos activos y pasivos con valor pecuniario, el inventario, en consecuencia, se refiere a unos y otros.

Si existieren bienes inmuebles que deban ser incluidos en el trabajo de inventario y avalúo deben ser relacionados e identificados por su ubicación, cabida y linderos, su cédula catastral, matrícula inmobiliaria y el título de adquisición y valorizados al menos por su avalúo catastral, cuando no por su valor comercial.

Respecto de los vehículos es necesario señalar su marca, modelo, número de matrícula, número de motor y de chasis y en general los datos que aparecen en la tarjeta de propiedad, junto con su valor.

Si de acciones en sociedades comerciales se trata o de bonos emitidos por entidades públicas o privadas deberá relacionarse su cantidad, el nombre del emisor, su valor en libros o en bolsa, según el caso.

Si existieren cuentas corrientes o de ahorro deberá identificarse la entidad donde reposan, el número de las mismas y su saldo.

Los depósitos a término deberán relacionarse al menos por su valor inicial e indicarse la entidad en la que están constituidos, su fecha de iniciación y vencimiento. Los créditos relacionarse por su cuantía y el nombre del deudor y si fuere posible su fecha de creación y su vencimiento.

Es de advertir que las sumas depositadas en Establecimientos Bancarios y que se encuentren en depósitos electrónicos, en la sección de ahorros, en cuentas corrientes, en cualquier otro depósito, y en dineros representados en certificados de depósito a término y en cheques de gerencia, podrán entregarse directamente al cónyuge sobreviviente, compañero o compañera permanente, herederos, o a uno u otros conjuntamente, sin necesidad de juicio de sucesión, hasta el límite fijado anualmente, en el mes de octubre, por la Superintendencia Financiera. Límite hasta septiembre de 2016,cincuenta y dos millones ciento sesenta y tres mil setecientos veintitrés pesos ($52.163.723) moneda corriente. – Carta Circular 82 de Octubre 8 de 2015

El trabajo de partición y adjudicación. En este escrito se relacionan, de nuevo, los hechos que dieron origen a la liquidación de la herencia y la sociedad conyugal, quienes son los interesados y el título en el que actúan, la relación de los activos y pasivos y su valor y sobre todo, la forma en que se va a distribuir la herencia entre los interesados.

Es necesario indicar con claridad en cada una de las hijuelas el nombre y la identidad de los asignatarios, la descripción y en valor de cada uno de los bienes que se le adjudican y los pasivos que les corresponden en concordancia con el trabajo de inventario y avalúo.

La solicitud de liquidación de la herencia y sus anexos, el inventario y avalúo de bienes y el trabajo de partición, deben presentarse personalmente ante el notario por el apoderado con la exhibición de la tarjeta profesional que acredita su calidad de abogado.