“Los errores u omisiones en que se haya incurrido al realizar una inscripción se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deben suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas, las que deben agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y, así se ser indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el notario. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por valederas las expresiones originales (D.1260/1970 art. 88).

Correcciones al registro una vez autorizado. Pero una vez autorizada la inscripción del estado civil solamente podrá ser alterada en virtud de decisión judicial en firme o por disposición de los interesados, mediante escritura pública, en los casos, del modo y con las formalidades establecidas en el Decreto 999 de 1988.

La modificación, rectificación o corrección de un registro sólo puede ser solicitada al Juez, o la escritura respectiva sólo puede ser otorgada, por las personas a las cuales se refiere dicho registro, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos (D.999/1988 art. 3°).

Al respecto se realiza la siguiente precisión, aunque la norma habla que las modificaciones se pueden realizar por medio de “sus representantes legales” , la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de conceptos que no se comparten, está permitiendo que las modificaciones a los registros civiles se realicen por intermedio de “apoderado”, figura jurídica derivada de un “acuerdo o convención” y que es completamente distinta a la representación legal.  Más aún, disposiciones de Registro Civil, desde antes de 1988 han establecido que esas correcciones se realicen, siempre, por la persona a la que se refiere el registro; ya que desde entonces se permite que dicha persona pueda otorgar la escritura de corrección, incluso en cualquier notaría de otro círculo notarial diferente al cual se encuentra el registro del que se pretende su corrección.  Además, con la expedición de la Ley 1395 de 2010 se facilitó, aún más, que la persona a la que se refiere el registro realice directamente su modificación, ya que “… los actos, hechos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior”.

1. Correcciones del Numero Único de Identificación Personal (NUIP). La Resolución 3007 de 2004 de la Registraduría Nacional del Estado Civil autoriza a los funcionarios encargados de prestar la función de registro civil corregir en los registros civiles de nacimiento, a solicitud del interesado, las inconsistencias en el NUIP; corrección que se realizará en el mismo folio o serial y en la casilla destinada para las notas se dejará constancia de la actuación y la razón que ocasionó el cambio o corrección, la que debe ser suscrita y fechada por el funcionario competente.
2. Errores mecanográficos, ortográficos y ostensibles. Una vez realizada la inscripción del estado civil, el notario, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo, donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia (D. 999/1988 art. 4°).
3. Errores diferentes a los anteriores. Los demás errores se corregirán por escritura pública en la que expresará el otorgante las razones de la corrección y protocolizará los documentos que la fundamenten. Una vez autorizada la escritura,  Se procederá a la sustitución del folio correspondiente. En el nuevo folio se consignarán los datos correctos y en los dos se colocarán notas recíprocas de referencia (D. 999/1988 art. 4°).

Aquí es necesario precisar que las correcciones de los registros del estado civil realizadas ante el funcionario encargado de llevarlo, dispuestas por los interesados mediante escritura pública o realizadas por este, surtirán efecto mientras no se produzca una decisión judicial contraria (D.999/1988 art.5°). También es preciso destacar que la corrección de errores podrá surtirse sin diferenciar entre requisitos esenciales y no esenciales del Registro, siempre que puedan probarse (Superintendencia de Notariado y Registro, Instrucción Administrativa 13/1988).

La Corte Constitucional en Sentencia T-562 de 20 de noviembre de 2019, estableció que los notarios podrán realizar las correcciones de registro civil siempre y cuando la corrección del registro no requiera de un “ejercicio de valoración o de interpretación”, es decir que en aquellos casos en que, revisados los documentos por el notario, su corrección es solo un “ejercicio de comprobación” y no genera una modificación del Estado Civil. ”

Tomado de García-Herreros Castañeda, Mauricio Eduardo, Procedimientos y actuaciones notariales en el derecho de familia, tercera edición, Bogotá, Legis Editores S.A, 2023. Pág. 20 y 21